Evenementenvervoer voor het Achmea personeelsfestival

Voor het landelijke personeelsfestival van Achmea organiseerde Stuur Chauffeurs de volledige vervoersregie voor duizenden bezoekers. Met 94 touringcars, meerdere pendeldiensten, externe parkeerlocaties en een strakke logistieke planning zorgden we dat ruim 13.000 medewerkers veilig en soepel naar het Autotron Rosmalen reisden. Dankzij realtime monitoring, on-site teams en nauwkeurige buscoördinatie verliep de operatie vlekkeloos. In deze case study lees je hoe we met een combinatie van buscoördinatie, pendeldiensten en realtime monitoring zorgden voor een vlekkeloze vervoersoperatie, van vertrek tot terugreis.

In cijfers:

• 7.000+ medewerkers vervoerd via festivalbussen

• 94 touringcars onder realtime regie

• duizenden extra bezoekers vervoerd via pendeldiensten

• 7.000 goodiebags geproduceerd en verspreid

Case: Vervoersregie & evenementenvervoer

Op donderdag 19 juni 2025 veranderde het terrein van het Autotron Rosmalen in een bruisend festivalterrein waar 13.000 Achmea-medewerkers samenkwamen. Terwijl artiesten, lichtshows en horecapleinen de sfeer bepaalden, speelde achter de schermen een minstens zo grote uitdaging: duizenden mensen veilig, tijdig en duurzaam naar het terrein brengen.

Stuur Chauffeurs kreeg van een vaste partner de vraag om de volledige vervoersregie op zich te nemen. Een opdracht in het hart van wat wij doen: grootschalig evenementenvervoer, buscoördinatie, pendeldiensten en logistieke regie, allemaal samengebracht in één operatie die tot op de minuut moest kloppen.

Meer over onze diensten

De uitdaging: één dag, duizenden reizigers, meerdere vervoersstromen

Medewerkers uit heel Nederland konden met speciale festivalbussen afreizen vanaf de vestigingen in Leeuwarden, Apeldoorn, Amersfoort, Amsterdam, Leusden, Leiden en Tilburg. Daarbovenop moest er een oplossing komen voor alle bezoekers die per auto of trein kwamen, want de parkeercapaciteit bij het Autotron was beperkt.

Dat betekende dat wij verantwoordelijk werden voor verschillende vervoerslijnen:

• centraal busvervoer met 94 touringcars

• pendeldiensten vanaf meerdere externe parkeerlocaties

• shuttles vanaf station Rosmalen

• en een strakke aankomstplanning in nauwkeurige tijdslots

Zoveel reizigersstromen combineren tot één vloeiende beweging? Dat vraagt om vakmanschap, realtime overzicht en ervaring in evenementenlogistiek.

Het voortraject: weken van voorbereiding & landelijke afstemming

Het verhaal begint ruim vóór de festivaldag. In de weken vooraf:

We selecteerden per locatie de juiste buspartners

Lokale touringcarbedrijven die snel konden opschalen, duurzaam konden rijden en ervaring hadden met grote groepen. Zij vormden de ruggengraat van het festivalvervoer.

We rustten alle 94 touringcars uit met GPS-tracking

Via ons eigen platform konden wij realtime buscoördinatie uitvoeren:

• vertragingen voorspellen

• onverwachte drukte op wegen detecteren

• aankomsttijden optimaliseren

• en verkeersstromen naar het Autotron gelijkmatig spreiden

We stemden intensief af met vervoerders en planners

Welke chauffeurs stonden waar? Welke voertuigen werden ingezet? Wat was het noodscenario per locatie? Alles werd gecontroleerd en dubbel gecheckt.

De voorbereiding was een logistieke puzzel, maar wel een die precies paste.

Een gecontroleerde aankomst die aanvoelde als een choreografie

Op de toegangswegen rondom Rosmalen ontstond een indrukwekkend schouwspel: touringcars die als een vloeiende colonne het terrein benaderden, allemaal in de juiste volgorde. Dit was het moment waarop onze buscoördinatie echt zijn waarde bewees. We pasten de volgorde van bussen subtiel aan, stuurden waar nodig bij en hielden voortdurend contact met het terrein.

Het resultaat: een instroom die zonder filevorming, stress of vertraging verliep. 

Pendeldiensten en parkeerlogistiek: een tweede vervoersstroom

Voor duizenden bezoekers die niet met de festivalbus kwamen, verzorgden wij een aparte mobiliteitsoperatie.

• Twee grote externe parkeerterreinen werden door ons afgehuurd.

• Daar bemanden Stuur-medewerkers samen met officiële verkeersregelaars de toegangswegen.

• Een continue pendeldienst bracht bezoekers van en naar het terrein, veilig en zonder wachtrijen.

Deze parallelle vervoersstroom liep als een geoliede machine naast het touringcarvervoer.

Shuttles vanaf station Rosmalen

Ook treinreizigers waren in goede handen. Bij het station stonden Stuur-medewerkers klaar om bezoekers op te vangen. De pendelbussen reden in een constante lus, niemand hoefde meer dan een paar minuten te wachten.

Backstage logistiek: van Schiedam naar Rosmalen en weer terug

Naast het personenvervoer regelde Stuur ook de logistiek achter de schermen:

• Alle festivalmaterialen kwamen binnen in ons magazijn in Schiedam.

• Deze werden door ons gesorteerd, opgeslagen en naar het Autotron vervoerd.

• Na afloop verzamelden we alles weer, brachten we materialen terug of leverden we deze af op locaties die de opdrachtgever wenste.

Het evenement eindigt voor bezoekers na de laatste act, voor ons begint dan de logistieke terugreis.

De terugreis: rustig, veilig en overzichtelijk

Wanneer 13.000 mensen tegelijk vertrekken, kan er snel chaos ontstaan. Maar door onze medewerkers op alle cruciale punten, duidelijke routing en ervaren begeleiding verliep ook de terugreis uitstekend. Pas toen de laatste touringcar veilig onderweg was, sloten wij de operatie af.

Het resultaat: een voorbeeld van grootschalig evenementenvervoer. Wat begon als een complexe uitdaging, werd een operatie waar we trots op zijn. Wilt u meer weten over onze diensten? Bekijk hieronder onze diensten of neem rechtstreeks contact met ons op voor een offerte op maat.