Event Mobility Support op topsnelheid

Sinds 2021 is de Formule 1 terug in Zandvoort. En wie er ooit bij is geweest (of het alleen al op tv heeft gezien), weet: het is niet “gewoon een raceweekend”. Het is een complete logistieke operatie. Zandvoort wordt voor een paar dagen een internationale hotspot waar alles tegelijk gebeurt: teams die aankomen, VIP-programma’s die doorlopen, medewerkers die op verschillende tijdsloten moeten schakelen, en een verkeerssituatie die je alleen met strak plan en ervaren regie onder controle houdt. 

Vanaf het eerste jaar is Stuur Chauffeurs de vaste transportpartner van Formula One Limited, de officiële Engelse organisator van het event. We ondersteunen de Dutch Grand Prix als Event Mobility Support partner en zorgen ervoor dat mensen binnen de Formule 1 (teams, VIP-gasten, medewerkers en coureurs) veilig, comfortabel en vooral op tijd op de juiste plek zijn.

Onze dienstverlening

Binnen de Formule 1 kan iedereen zijn vervoerswens neerleggen bij Formula One World Travel (het reisbureau van de F1). Zij checken de aanvraag, bundelen alle ritten en sturen deze, specifiek voor Zandvoort, door naar ons. 

En dan begint ons werk pas écht: plannen, combineren, opschalen, afstemmen en uitvoeren. Niet één ritje, maar een volledig mobiliteitsschema met piekmomenten, uitzonderingen en last-minute wijzigingen die je alleen goed opvangt met ervaring, een strak systeem en mensen die onder druk rustig blijven. 

De schaal: ± 700 vervoersaanvragen per race 

Per editie ontvangen wij gemiddeld rond de 700 vervoersaanvragen in de aanloop, tijdens en direct na het event. Dat zijn ritten voor verschillende doelgroepen, met verschillende eisen en verschillende tijdslijnen. 
 We verzorgen vervoer met een brede vloot en de juiste modaliteit per rit: 

• Touringcars

• (Luxe) taxi’s 

• Minibusjes 

• Midibussen 

• Bestelwagens (onder andere voor bagage en equipment) 

Hiermee kunnen we flexibel schakelen: van individuele VIP-ritten tot groepsvervoer, en van luchthaven transfers tot de ‘last mile’ rondom Zandvoort. 

De grootste uitdagingenen

De Dutch Grand Prix is logistiek een vak apart. De uitdagingen zitten vooral in: 

1. Verkeer in en om Zandvoort 
   De verkeersdruk is enorm en de toegangswegen zijn beperkt. Dat betekent: geen ruimte voor improvisatie. Alles draait om timing, routing en real-time bijsturen als omstandigheden veranderen. 

2. Binnenkomende vluchten met vertraging 
   Tijdens de GP komen veel gasten internationaal binnen. Vertragingen zijn dan eerder regel dan uitzondering. Een strak plan is mooi, maar de kwaliteit zit in hoe snel je herplant zonder dat de gast daar last van heeft. Wij spelen hier continu op in met aanpasbare planning en 24/7 bereikbaarheid. 

3. Het piekmoment na de race 
   Dit is het moment waarop alles samenkomt: zodra de finish valt, wil iedereen in beweging. En dat moet snel, want als je te laat schakelt, sta je in Zandvoort muurvast. 

Ons geheim: pre-positioning terwijl de race nog bezig is 

Het mooiste (en spannendste) moment van het weekend is eigenlijk wanneer de race op het circuit nog bezig is. Dat is precies het moment waarop wij al “in volle snelheid” bezig zijn om onze voertuigen richting het circuit te krijgen. 

Doel: coureurs, VIP’s en medewerkers moeten vrijwel direct na de race kunnen vertrekken. Niet eerst wachten, niet eerst zoeken, niet in het verkeer vastlopen — maar soepel instappen en door. 

Dat vraagt om: 

• gecontroleerde opbouw van voertuigen op de juiste plekken 

• strakke communicatie tussen coördinatie en chauffeurs 

• real-time bijsturen op actuele situatie (traffic / vertragingen / wijzigingen) 

• duidelijke afspraken over pick-up points en tijdsloten 

Premium gastbeleving: zekerheid vóór aankomst

Bij high-end events gaat het niet alleen om rijden van A naar B. Het gaat om rust, overzicht en vertrouwen, zeker bij internationale gasten. 

Daarom ontvangt iedere gast die boekt twee dagen vooraf: 

• de naam van de chauffeur

• het telefoonnummer 

• het kenteken 
   

Daarnaast kan de gast via ons eigen systeem de chauffeur live volgen. Dat maakt luchthaventransfers, hotel pick-ups en drukke locaties een stuk overzichtelijker en voorkomt onnodige stress of miscommunicatie. 

Op locatie: 24/7 regie + vaste coördinator 
Tijdens de Grand Prix leveren we als standaardonderdeel van de opdracht: 

• 24/7 bereikbaarheid 

• meet & greet op het vliegveld 

• bagage service 

• een vaste coördinator op locatie in Zandvoort 
   

Die coördinator is cruciaal: korte lijnen, snelle beslissingen, directe afstemming met de dynamiek op locatie, en altijd iemand die de operatie overziet en kan opschalen of omleggen wanneer dat nodig is. 

Resultaat: uitmuntend beoordeeld, jaar na jaar 

In 2021, 2022, 2023, 2024 en 2025 hebben wij de evaluatie doorstaan met een uitmuntend resultaat. Voor ons is dat de bevestiging dat onze aanpak werkt: schaalbaar, betrouwbaar en professioneel, precies wat je nodig hebt bij een event waar timing en reputatie alles zijn. 

Video: behind the scenes tijdens de Grand Prix 2025 

Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk onze video die we tijdens de Grand Prix van 2025 hebben gemaakt: Bekijk de video op Vimeo

Waarom Stuur Chauffeurs als Event Mobility Support partner?

• Ervaring met high-pressure eventmobiliteit 

• Opschalen naar honderden aanvragen in korte tijd 

• Mix van voertuigtypen (van VIP tot group transport) 

• Sterk in last-minute herplanning (o.a. door flight delays) 

• 24/7 regie en vaste coördinator op locatie 

• Premium gastbeleving met chauffeurgegevens + live tracking 
   

Ook een event met complexe mobiliteit? 

Organiseer je een groot evenement, top, festival of VIP-programma waarbij vervoer het verschil maakt tussen chaos en controle? Wij verzorgen Event Mobility Support van voorbereiding tot uitvoering, met regie, schaalbaarheid en service die past bij high-end opdrachtgevers.